プライバシーポリシー
小田行政書士事務所（以下「当事務所」といいます。）は、当事務所が提供する各種サービス（お問い合わせ、相談予約、業務受任、メール配信、ウェブサイトの閲覧等）における、利用者の個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（個人情報保護方針）を定め、公表します。
1. 事業者情報
事業者名：小田行政書士事務所
所在地：東京都中野区弥生町5-23-7-513
電話番号：03-6382-6115
2. 取得する情報と取得方法
- 氏名、ふりがな、連絡先（メール・電話・住所）、国籍・在留資格等、案件に必要な情報
- 本人確認書類・委任状・戸籍・登記事項証明書等（業務上必要な範囲）
- Cookie、IPアドレス、端末情報、ブラウザ情報、アクセスログ（解析ツールによる自動取得）
3. 利用目的
- お問い合わせ対応、相談日程調整、業務受任・遂行、本人確認、料金請求・入金管理
- 入管・法務局・関係機関への申請・届出・照会に必要な資料作成・提出
- サービス品質向上、法令等で必要な対応、統計・分析（個人を識別しない範囲）
- 重要なお知らせ、規約・ポリシー変更等の通知
4. 法令・ガイドラインの遵守
当事務所は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）及び関連するガイドライン等を遵守します。
5. 第三者提供
当事務所は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人同意取得が困難な場合
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
- 国の機関等への協力が必要で、本人同意取得により当該事務に支障が及ぶおそれがある場合
6. 委託
業務遂行上、個人情報の取扱いの一部を外部に委託する場合があります。この場合、委託先に対し適切な選定を行い、機密保持契約等により安全管理措置を義務付け、監督を行います。
7. 外国にある第三者への提供・移転
案件の性質上、外国当局・大使館等との手続に必要な範囲で、個人情報を国外へ提供又は移転する場合があります。その際は、法令に基づき、提供先の個人情報保護に関する制度等を確認し、適切な手当てを行います。
8. 安全管理措置
- 組織的安全管理：取扱規程の整備、アクセス権限管理、ログ管理、委託先の監督
- 人的安全管理：従業者への守秘義務・教育、退職後の秘密保持
- 物理的安全管理：入退室管理、盗難防止、書類施錠保管、持出し制限
- 技術的安全管理：パスワード・多要素認証、暗号化、マルウェア対策、バックアップ
9. 保有期間
法令・実務指針に基づく保存期間経過後、又は利用目的達成後は、遅滞なく適切な方法で廃棄・消去します（税務・会計等で別途保存義務がある場合を除く）。
10. 開示等の請求（開示・訂正・追加・削除・利用停止等）
本人からの開示等の求めに応じます。手続の詳細は下記のとおりです。
- 申請方法：メール又は郵送にて、氏名・連絡先・請求内容を明記の上、ご連絡ください。
- 本人確認：運転免許証・在留カード・パスポート等により確認します。
- 手数料：写しの交付等に実費が生じる場合は、事前にご案内します。
- 不開示事由：法令に基づく不開示事由に該当する場合は、その旨通知します。
11. Cookie等の利用について
当サイトは、利便性向上・トラフィック解析のためCookie等を使用する場合があります。ブラウザ設定で無効化できます。解析ツール（例：Googleアナリティクス）を利用する場合、取得情報はツール提供事業者のプライバシーポリシーに従って管理されます。
12. 未成年者の個人情報
未成年者の個人情報は、必要に応じて保護者の同意を得た上で取得・利用します。
13. 本ポリシーの改定
当事務所は、法令改正や運用変更等により、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更がある場合、当サイト上で告知します。
14. お問い合わせ窓口
本ポリシーに関するお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。
宛先：小田行政書士事務所 個人情報お問い合わせ窓口
住所：東京都中野区弥生町5-23-7-513
電話：03-6382-6115
制定日：2025年10月14日／最終改定日：2025年10月14日